v souladu s čl. 13 GDPR

Ochrana údajů je pro nás důležitým zájmem. V souladu s ustanoveními GDPR a německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů (BDSG-neu) informujeme níže naše obchodní partnery o tom, jak ve společnosti HIWIN shromažďujeme, uchováváme a zpracováváme vaše osobní údaje a jaká práva vám náleží. Obchodními partnery rozumíme naše kontaktní osoby pro zájemce, zákazníky, obchodní partnery, dodavatele a všeobecné partnery; dále společně jen „obchodní partneři“.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů pro všechny nabízené produkty a služby se vztahuje na všechny společnosti přidružené ke společnosti HIWIN (viz bod 6). Nevztahuje se na služby a nabídky, které mají vlastní oznámení o ochraně údajů.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů doplňuje naše stávající obecné prohlášení o ochraně osobních údajů, které vám poskytuje konkrétní informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, když navštívíte naše webové stránky nebo při jiných konkrétních akcích.

1. Odpovědná osoba a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Odpovědná osoba (dále jen „společnost“) pro zpracování vašich osobních údajů:

HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
77654 Offenburg
Telefon: 0781 93278 0
E-mail: info@hiwin.de

Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat poštou nebo e-mailem na adrese:

Christoph Boser
E-mail: datenschutz@hiwin.de
Tel: 0781 932 78 0

2. Za jakým účelem vaše údaje zpracováváme?

Společnost HIWIN zpracovává osobní údaje v rámci spolupráce s obchodními partnery pro následující účely:

• Zahájení nebo realizace smluvního vztahu nebo provádění předsmluvních opatření;
• Komunikace s obchodními partnery o produktech, službách a projektech, např. zpracování dotazů a objednávek od obchodních partnerů;
• Plánování, realizace a správa (smluvního) obchodního vztahu mezi společností HIWIN a obchodním partnerem, např. za účelem zpracování objednávek produktů a služeb, inkasa plateb, účetnictví, fakturace a vymáhání pohledávek a provádění dodávek, údržby nebo oprav;
• Udržování a ochrana bezpečnosti našich produktů a služeb a našich webových stránek,
• Dodržování zákonných požadavků (např. povinnosti uchovávání údajů podle daňového a obchodního práva), stávajících povinností provádět kontroly dodržování předpisů (za účelem prevence hospodářské kriminality nebo praní špinavých peněz) a dodržování pokynů HIWIN a odvětvových standardů;
• Prevence a odhalování bezpečnostních rizik, podvodného jednání nebo jiných trestných či škodlivých činností;
• Řešení právních sporů, prosazování existujících smluv a uplatnění a obhajoba právních nároků.

3. Na jakém právním základě zpracováváme vaše údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s ustanoveními evropského obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů (BDSG-nový). Pokud je to nezbytné pro uzavření smlouvy, provádění smlouvy, plnění smlouvy a provádění opatření před uzavřením smlouvy, je zpracování zákonné v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Pokud nám udělíte výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů pro konkrétní účely (např. poskytnutí třetím stranám, vyhodnocení pro marketingové účely nebo reklamu), je zákonnost tohoto zpracování založena na vašem souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Každý udělený souhlas lze kdykoli odvolat s účinky do budoucna.

Pokud je to nezbytné a právně přípustné, zpracováváme vaše údaje nad rámec skutečných smluvních účelů, abychom splnili právní povinnosti v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Kromě toho může být zpracování prováděno za účelem ochrany našich oprávněných zájmů nebo zájmů třetích stran v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. V případě potřeby vás budeme informovat zvlášť s uvedením oprávněného zájmu, pokud to vyžaduje zákon.

4. Jaké informace a osobní údaje od vás zpracováváme:

Společnost HIWIN může pro výše uvedené účely zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Kontaktní údaje, jako jméno a příjmení, adresa firmy, telefonní číslo firmy, mobilní telefonní číslo firmy, faxové číslo firmy a e-mailová adresa firmy;
• Platební údaje, jako informace potřebné pro zpracování platebních transakcí nebo prevenci podvodů, v případě plateb kreditní kartou včetně informací o kreditní kartě a čísel pro ověření karty;
• Informace, jejichž zpracování je nezbytné v souvislosti s projektem nebo uzavřením, realizací a plněním smlouvy se společností HIWIN;
• Další informace, které nám dobrovolně poskytnou naši kontaktní partneři, jako další účastníci projektu, interní a externí kontakty nebo zvláštní požadavky na realizaci.
• Dříve zakoupené produkty nebo služby a jejich historie
• Informace získané z veřejně dostupných zdrojů, informačních databází nebo úvěrových agentur;
• V případě potřeby v rámci prověřování shody: Informace o příslušných soudních řízeních a jiných právních sporech týkajících se obchodních partnerů.

5 Kdo obdrží vaše údaje?

Vaše osobní údaje předáváme v rámci naší společnosti pouze těm divizím a osobám, které tyto údaje potřebují ke splnění smluvních a zákonných povinností, resp. divizím a osobám pro provádění zpracování v rámci našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

Ke zpracování vašich osobních údajů využíváme také poskytovatele služeb, například pro údržbu a servis našich softwarových programů a IT infrastruktury nebo pro obranu proti kybernetické kriminalitě. Vaše osobní údaje jsou také naším jménem předávány příslušným třetím stranám, které je zpracovávají. Děje se tak podle pokynů na základě smluv o zpracování objednávek v souladu s článkem 28 GDPR. Přitom dbáme na to, aby zpracování osobních údajů probíhalo v souladu s ustanoveními GDPR a aby vaše údaje byly chráněny a zpracovávány v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů. Kategorie příjemců jsou například společnosti, které nás podporují v následujících oblastech: IT služby, obrana proti kybernetické kriminalitě, ukládání a propojování dat, marketing, průzkum trhu, zpracování platebních transakcí, při poskytování produktů a služeb, online marketing, realizace veletrhů a akcí, logistika přepravy a dodržování požadavků na dodržování předpisů a právních předpisů (např. porovnání s protiteroristickými seznamy v případě vývozu). Sdílíme pouze minimální množství osobních údajů, které naši poskytovatelé služeb potřebují k poskytování svých služeb.

V některých případech předáme vaše osobní údaje také obchodním partnerům, kteří zastupují naše produkty na národní i mezinárodní úrovni jako prodejci nebo distributoři. Pokud obdržíme dotaz a například na veletrzích zaznamenáme kontakt návštěvníka s žádostí o další informace, které lze obsahově, geograficky nebo tematicky přiřadit konkrétnímu našemu obchodnímu partnerovi, předáme osobní údaje ke zpracování tomuto obchodnímu partnerovi. Náš obchodní partner vás pak bude kontaktovat místo nás. Pokud sdílíme osobní údaje s jinými obchodními partnery, požadujeme, aby vaše údaje chránili a zpracovávali v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů. Zpracování a předávání údajů se provádí na základě čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Oprávněný zájem spočívá v efektivní a zákaznicky orientované prodejní struktuře a optimální zákaznické podpoře našich produktů a služeb. Pokud si nepřejete, aby byly tyto údaje předávány, můžete nás o tom kdykoli informovat a udělit odvolání souhlasu. V takovém případě však možná nebudeme moci provést vaši poptávku nebo objednávku.

Jinak budou údaje předávány příjemcům mimo společnost nebo přidružené společnosti pouze tehdy, pokud je to povoleno nebo vyžadováno zákonem nebo pokud je předání nezbytné pro zpracování, a tedy plnění smlouvy. To se týká i opatření před uzavřením smlouvy, která jsou prováděna na vaši žádost a jejichž předání třetím stranám je nezbytné pro splnění smlouvy.

Ke zveřejnění může dojít také na základě vašeho výslovného souhlasu nebo pokud jsme oprávněni informace poskytnout. Příjemci osobních údajů mohou být také veřejné orgány a instituce v případě zákonné nebo úřední povinnosti (např. státní zastupitelství, policie, dozorový úřad, finanční úřad).

Vaše údaje nebudou bez vašeho výslovného souhlasu předávány dalším třetím stranám, například pro reklamní účely.

6. Předávání osobních údajů přidruženým společnostem

Společnost HIWIN může předávat osobní údaje jiným společnostem skupiny HIWIN nebo společnostem přidruženým ke společnosti HIWIN (dále jen skupina HIWIN) pro výše uvedené účely, ale pouze pokud je to nezbytné pro splnění výše uvedených účelů (viz také body 2, 3 a 5).

S ostatními společnostmi ve skupině HIWIN sdílíme pouze nezbytné minimum osobních údajů, například za účelem poskytování produktů a služeb, které jste si vyžádali, a za účelem správy a zlepšování našich produktů, služeb a každodenního provozu. Společnosti skupiny HIWIN se mohou nacházet i mimo EU a EHP hospodářský prostor (třetí země) a mohou mít nižší zákonné požadavky na ochranu osobních údajů než EU. Osobní údaje budou předávány příjemcům skupiny HIWIN ve třetích zemích pouze v případě, že s námi uzavřeli standardní smluvní doložky EU nebo zavedli závazná podniková pravidla na úrovni ochrany osobních údajů v EU nebo v případě příjemců se sídlem v USA jsou certifikováni v rámci štítu EU/USA na ochranu soukromí.
Další informace vám poskytne kontaktní osoba uvedená v bodě 1.

Základem pro zpracování údajů je čl.6 odst.1 písm. b) GDPR, který odůvodňuje zpracování údajů pro splnění smlouvy nebo předsmluvních opatření, a čl.6 odst.1 písm. f) GDPR v souladu s výše uvedenými oprávněnými zájmy (viz také body 2, 3 a 5).

7. Předávání údajů do třetí země

Předání do třetí země není zamýšleno

8 Jak dlouhou dobu budou data uložena?

V případě potřeby zpracováváme a uchováváme vaše osobní údaje po dobu trvání našeho obchodního vztahu nebo pro plnění smluvních účelů. To zahrnuje také zahájení a plnění smlouvy. Kromě toho podléháme různým povinnostem uchovávání a dokumentace, včetně povinností vyplývajících z německého obchodního zákoníku (HGB) a německého daňového řádu (AO). Tam předepsané doby uchovávání resp. dokumentace jsou dva až deset let a v některých případech až třicet let.

Vaše údaje uchováváme a používáme také po přiměřenou dobu po ukončení objednávky, abychom vás mohli informovat o našich službách a nabídkách a zasílat vám o nich informace. Děje se tak na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Závazná zákonná ustanovení, zejména doby uchovávání, zůstávají nedotčena. Po uplynutí této doby osobní údaje bezpečným způsobem vymažeme. Pokud jsou údaje po uplynutí této doby potřebné pro analytické, historické nebo jiné oprávněné obchodní účely, přijmeme vhodná opatření k anonymizaci těchto údajů.

9. Děti

Naše služby jsou obecně určeny dospělým. Osoby mladší 18 let by nám neměly předávat žádné osobní údaje bez souhlasu svých rodičů nebo zákonných zástupců.

10. Nezbytnost poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí osobních údajů za účelem uzavření, plnění a realizace smlouvy nebo provedení předsmluvních opatření není obecně vyžadováno zákonem ani smlouvou. Nejste proto povinni osobní údaje poskytovat. Upozorňujeme však, že je to obecně vyžadováno pro rozhodnutí o uzavření smlouvy, plnění smlouvy nebo pro předsmluvní opatření. Pokud nám osobní údaje neposkytnete, je možné, že nebudeme moci učinit rozhodnutí v rámci smluvních opatření. Doporučujeme, abyste vždy poskytli pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro rozhodnutí o uzavření smlouvy, plnění smlouvy resp. předsmluvních opatření.

11. Automatizované rozhodování

V zásadě nepoužíváme plně automatizované rozhodování v souladu s článkem 22 GDPR pro navázání, plnění nebo realizaci obchodního vztahu nebo pro předsmluvní opatření. Pokud bychom tyto postupy v jednotlivých případech použili, budeme vás o tom zvlášť informovat nebo si vyžádáme váš souhlas,
12. Jaká práva mám v souvislosti se svými osobními údaji?
Informace o osobních údajích, které jsou o vás uloženy, si můžete vyžádat na adresách uvedených v bodě 1. Kromě toho můžete požádat o opravu a za určitých podmínek o vymazání svých údajů. Máte také právo omezit zpracování svých údajů a právo obdržet údaje, které jste poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo na námitku
Pokud vaše údaje zpracováváme za účelem ochrany oprávněných zájmů, můžete proti tomuto zpracování vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Vaše osobní údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování neslouží k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

Pokud je zpracování údajů založeno na vašem souhlasu, máte podle článku 7 GDPR právo kdykoli na odvolání souhlasu s použitím vašich osobních údajů. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu má účinky pouze do budoucna. Zpracování, které proběhlo před odvoláním, není dotčeno. Vezměte prosím také na vědomí, že některé údaje budeme možná muset uchovávat po určitou dobu, abychom splnili zákonné požadavky.

V jednotlivých případech zpracováváme vaše osobní údaje za účelem přímé reklamy. Proti zpracování pro účely takové reklamy máte právo kdykoli vznést námitku. To platí i pro profilování, pokud je s touto přímou reklamou spojeno. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

Se stížností se můžete obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů nebo na dozorový úřad pro ochranu osobních údajů.