v souladu s čl. 13 GDPR
Těší nás, že vás zaujala naše nabídka a že se ucházíte nebo jste se ucházeli o místo ve společnosti HIWIN. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vás informuje o tom, jak společnost HIWIN zpracovává vaše osobní údaje, když se ucházíte o námi inzerovanou pracovní pozici nebo nám zašlete nevyžádanou žádost.
V těchto informacích o ochraně osobních údajů jsou také popsána vaše práva na ochranu osobních údajů, včetně práva vznést námitku proti některým zpracováním, která společnost HIWIN provádí. Další informace o vašich právech a o tom, jak je můžete uplatnit, naleznete v části 'Jaká práva mám v souvislosti se svými osobními údaji?'. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí jako doplněk k našim stávajícím obecným prohlášením o ochraně osobních údajů, které vám poskytují konkrétní informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s návštěvami webových stránek nebo tématy, která nejsou specifická pro aplikace.
1. Odpovědná osoba a pověřenec pro ochranu osobních údajů
Odpovědná osoba (dále jen „společnost“) pro zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s žádostí o zaměstnání do všech firem:
HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
77654 Offenburg
Telefon: 0781 93278 0
E-mail: info@hiwin.de
Pokud máte jakékoli dotazy týkající se tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů nebo nás chcete z jakéhokoli důvodu kontaktovat v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů, obraťte se na naše personální oddělení na adrese bewerbung@hiwin.de nebo na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Můžete ho kontaktovat poštou na adrese:
Christoph Boser
E-mail: datenschutz@hiwin.de
Tel: 0781 932 78 0
2. Jaké informace a osobní údaje od vás zpracováváme:
Společnost HIWIN shromažďuje a zpracovává veškeré údaje, které nám poskytnete prostřednictvím své žádosti, a to jak v papírové, tak v digitální podobě (dále jen „údaje žadatele“). Tyto údaje zahrnují
- Vaše kontaktní údaje, jako jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu;
- Vaše dokumenty k aplikaci, jako životopis, motivační dopis, pracovní zkušenosti a předchozí zaměstnání
- Informace o vašich profesních zkušenostech a dovednostech, jako jsou jazykové znalosti, hodnocení výkonnosti, osvědčení o školení a vysvědčení
- Vaši fotografii, pokud jste ji do aplikace přidali dobrovolně
- Naše poznámky z rozhovorů s vámi a příp. z videorozhovorů
- Vámi požadovaný plat, typ požadované pozice a možné datum nástupu
- Ve výjimečných případech vaše doklady totožnosti
Kromě toho se to vztahuje i na všechny ostatní údaje, které nám poskytnete, včetně korespondence, kterou s námi vedete během procesu ucházení se o zaměstnání. Můžeme také shromažďovat, uchovávat a zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů, jako údaje o zdravotním stavu, pokud nám je poskytnete.
Výše uvedené údaje o vás můžeme získat i z jiných zdrojů. Patří mezi ně například personální agentury, reference, které nám můžete poskytnout, webové stránky a další veřejně přístupné údaje na internetu. Patří sem například údaje, které jste zjevně sami zveřejnili v rámci internetového profilu a které nejsou čistě soukromé povahy. Můžeme také získat údaje, které nám předáte prostřednictvím webových stránek třetích stran, např. z burz práce. Při shromažďování údajů z jiných zdrojů samozřejmě vždy dodržujeme všechna zákonná ustanovení.
Hledáme uchazeče bez ohledu na rasu, etnický původ, pohlaví, náboženské vyznání nebo přesvědčení, zdravotní postižení, věk nebo sexuální identitu. Nevyžadujeme od vás žádné informace, které nelze využít v souladu s obecným zákonem o rovném zacházení podle německého práva nebo jakýmkoli jiným vnitrostátním či mezinárodním zákonem o rovném zacházení. Neposkytujte prosím žádné důvěrné interní informace nebo dokonce obchodní tajemství svého bývalého nebo současného zaměstnavatele.
Pokud jste mladší než plnoletí a poslali jste nám žádost o zaměstnání, předpokládáme, že jste tak učinili s plným souhlasem svého zákonného zástupce. Pokud tomu tak není, neprodleně nás o tom informujte.
Poskytnutí vašich osobních údajů v rámci procesu ucházení se o zaměstnání je v zásadě dobrovolné. Poskytnutí osobních údajů je však nezbytné pro zpracování vaší žádosti nebo pro uzavření pracovní smlouvy s námi. To znamená, že pokud nám při podání žádosti osobní údaje neposkytnete, nemůžeme s vámi uzavřít pracovní poměr.
3. Na jakém právním základě zpracováváme vaše údaje?
Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů v procesu ucházení se o zaměstnání je především § 26 BDSG-nový. Při shromažďování údajů o vás, případně i z jiných zdrojů, se tak děje na právním základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. V tomto případě je naším oprávněným zájmem získat lepší profil vaší osoby na základě informací, které jste zřejmě sami poskytli veřejnosti ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. e) GDPR.
Dále můžeme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud je to nezbytné pro obhajobu právních nároků, které jsou vůči nám uplatňovány v rámci procesu ucházení se o zaměstnání. Právním základem pro to je čl. 6 odst. 1 písm. b) a f). Oprávněným zájmem je zde například důkazní břemeno na naší straně v řízeních podle obecného zákona o rovném zacházení (AGG).
Pokud jste byli v rámci výběrového řízení přijati na pracovní pozici, budou údaje z vaší žádosti a ze zaslaného osobního listu přeneseny do vašeho osobního spisu (digitálního i analogového). V tomto případě můžeme nadále zpracovávat osobní údaje, které jsme od vás již obdrželi, pro účely pracovního poměru v souladu s § 26 odst. 1 BDSG-nový.
Pokud vám nemůže být nabídnuto aktuální volné pracovní místo a my se na základě vašeho profilu domníváme, že by vaše žádost o zaměstnání mohla být zajímavá pro budoucí volná pracovní místa, můžeme vás požádat, zda můžeme údaje o vaší žádosti uložit do našeho systému pro správu uchazečů na dalších dvanáct měsíců. K tomu dojde pouze v případě, že s tím souhlasíte na právním základě vašeho výslovného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR. V takovém případě pak budou vaše údaje automaticky vymazány po uplynutí 12 měsíců od data vašeho souhlasu.
4. Za jakým účelem vaše údaje zpracováváme?
Vámi poskytnuté údaje budou zpracovány za účelem zpracování a posouzení vaší žádosti o zaměstnání a v případě uzavření pracovního poměru také za účelem realizace pracovního poměru. Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme, abychom mohli nabízet inzerované pozice a abychom mohli provést výběrové řízení. Vaše údaje nebudou zpracovávány za žádným jiným účelem.
5 Kdo obdrží údaje z vaší žádosti o zaměstnání?
Vaše údaje budou uchovávány a zpracovávány osobami odpovědnými za proces ucházení se o zaměstnání. Údaje jsou uloženy tak, že k nim má přístup pouze úzce vymezená skupina speciálně oprávněných osob a jakýkoli jiný přístup nebo znalost údajů je v souladu se stavem techniky vyloučen. Vaše údaje jsou zpravidla zpracovávány v Německu.
Vaše údaje budou zpracovávány v rámci personálního oddělení a specializovaného oddělení, které je příslušné pro vaši žádost o zaměstnání. Přístup k vašim osobním údajům je vždy omezen na skupinu osob, které tyto informace potřebují k plnění svých povinností.
Osobní údaje mohou získat také společnosti zpracovávající údaje, které pro nás poskytují personální služby, pokud je to nezbytné pro účely zpracování. Zpracování pak probíhá podle našich pokynů (smluvní zpracovatelé údajů). Společnosti zpracovávající údaje jsou smluvně zavázány zavést vhodná technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů a zpracovávat je pouze tak, jak je smluvně určeno námi.
Osobní údaje budou rovněž poskytnuty orgánům veřejné moci a/nebo orgánům činným v trestním řízení, pokud je to nezbytné pro výše uvedené účely, pokud to vyžaduje zákon nebo pokud je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů v souladu s platnými zákony.
6 Jak dlouhou dobu budou data uložena?
Údaje uchazečů budou vymazány po uplynutí 6 měsíců od ukončení výběrového řízení.
V případě, že jste souhlasili s dalším uchováváním vašich osobních údajů, uchováme vaše údaje v našem systému pro správu žadatelů. Po 12 měsících budou údaje z tohoto systému vymazány.
Pokud jste podali přihlášku v papírové podobě a v průběhu procesu ucházení se o zaměstnání jste obdrželi zamítnutí, budou vaše dokumenty s přihláškou zničeny v souladu s výše uvedenými lhůtami a v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.
7. Jaká práva mám v souvislosti se svými osobními údaji?
Informace o osobních údajích, které jsou o vás uloženy, si můžete vyžádat na adresách uvedených v bodě 1. Kromě toho můžete za určitých podmínek požádat o opravu nebo vymazání svých údajů. Můžete mít také právo omezit zpracování svých údajů a právo obdržet údaje, které jste poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Právo na námitku
Pokud vaše údaje zpracováváme za účelem ochrany oprávněných zájmů, můžete proti tomuto zpracování vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Vaše osobní údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování neslouží k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
Pokud jsme vás požádali o souhlas, můžete jej kdykoli odvolat. Pokud si přejete odvolání souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů společností HIWIN, nebude to mít vliv na již provedené zpracování.
Se stížností se můžete obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů nebo na dozorový úřad pro ochranu osobních údajů.